Pamiętamy jedną z naszych realizacji dla branży IT w Warszawie. Godzina 14:30 – moment, który w eventowym żargonie nazywamy „doliną śmierci”. Zazwyczaj o tej porze połowa sali walczy z ciężkimi powiekami po lunchu, a druga ukradkiem sprawdza maile. Ale tamtego dnia scenariusz wyglądał inaczej. Zamiast sennej atmosfery, w foyer panował gwar i energia, jaką zazwyczaj czuje się dopiero na afterparty. Prezes firmy, zamiast nerwowo poprawiać krawat, stał rozluźniony przy naszym barze, trzymając w ręku shota z intensywnie pomarańczowym napojem funkcjonalnym. Zapytany o wrażenia, rzucił krótko: „To pierwszy raz od lat, kiedy ludzie nie uciekli do pokojów hotelowych w trakcie przerwy”.
To jest właśnie różnica między wstawieniem mebli a zaprojektowaniem doświadczenia. Jako zespół wiemy, że aby osiągnąć taki efekt – efekt pełnej sali i naładowanych akumulatorów – trzeba przestać traktować strefę relaksu jako „kącik z leżakami”. Niestety, wciąż widzimy te same błędy, które zamieniają potencjalny hit w martwą strefę.
Błąd 1: Monopol kofeiny i procentów
Najczęstszym grzechem organizatorów jest wiara, że kawa postawi gości na nogi, a wieczorny alkohol ich zintegruje. To podejście z minionej epoki. Serwując uczestnikom wyłącznie kofeinę i cukier, fundujemy im metaboliczny rollercoaster – szybki strzał energii, a godzinę później bolesny zjazd i mgłę mózgową. Prawdziwą zmianę gry przynosi alternatywa. Widzimy to za każdym razem, gdy uruchamiamy Shot Bar lub strefę Legal Drinks. Uczestnicy z ciekawością sięgają po pikantne shoty z imbiru czy napoje funkcjonalne, a ich oczy (i umysły) odzyskują blask. To buduje zupełnie inny rodzaj energii – czystej, stabilnej, pozwalającej utrzymać skupienie do ostatniego slajdu prezentacji.
Błąd 2: Pustynia zamiast oazy (brak zieleni)
Zbyt wiele stref chilloutu wygląda jak poczekalnia w przychodni – kilka puf rzuconych pod zimną, białą ścianę w industrialnej hali. W takim otoczeniu ludzki mózg nie odpoczywa, lecz wchodzi w stan czuwania. W naszych realizacjach zawsze walczymy o biofilię. Wprowadzenie żywej zieleni, naturalnych materiałów i ciepłego światła działa na podświadomość jak balsam. Dopiero w takiej aranżacji, z dala od biurowej surowości i wykładzin, ludzie naprawdę „puszczają” napięcie w ramionach. Strefa relaksu musi być wizualnym oddechem od ekranów i scenicznych świateł.
Błąd 3: Agenda bez litości
Często musimy hamować zapędy organizatorów, którzy chcą „wycisnąć” budżet, upychając prelekcje jedna po drugiej. To błąd strategiczny. Przebodźcowany uczestnik po trzech godzinach ciągłego słuchania nie zapamięta niczego, a jego frustracja wzrośnie. Strefa wellbeingowa nie zadziała, jeśli nikt nie będzie miał czasu, by z niej skorzystać. Prawdziwy luksus na evencie to czas. Wprowadzenie dłuższych przerw, w których nikt nie musi biec z laptopem pod pachą, sprawia, że przestrzeń zaczyna żyć. To wtedy, przy luźnej rozmowie na leżaku czy podczas szybkiego masażu dłoni, rodzą się najlepsze pomysły biznesowe.
Błąd 4: Menu, które usypia
Równie ważnym, a często pomijanym aspektem, jest paliwo, jakim karmimy gości w strefie relaksu. Ciężki catering, pełen prozapalnych składników, cukru i białej mąki, to prosta droga do senności i ociężałości. Jeśli strefa ma regenerować, jedzenie musi z nią współgrać. Lekkie, odżywcze przekąski (tzw. brain food), które nie obciążają żołądka, to cichy bohater każdego udanego eventu. Chodzi o to, by uczestnik po wizycie w strefie czuł się lżejszy i gotowy do działania, a nie marzył o drzemce.
Błąd 5: Ukrywanie asa w rękawie (zła komunikacja)
Na koniec kwestia, która decyduje o frekwencji jeszcze przed startem imprezy. Często spotykamy się z podejściem, gdzie atrakcje wellbeingowe są „niespodzianką” na miejscu. To marnowanie potencjału marketingowego. Informacja o tym, że na konferencji będzie dostępny profesjonalny masaż biurowy, bar tlenowy czy strefa wyciszenia, powinna być kluczowym elementem promocji wydarzenia. Dla zapracowanych managerów obietnica, że podczas delegacji zadbają o swoje zdrowie, jest silniejszym magnesem niż kolejne znane nazwisko w agendzie. To jasny sygnał od organizatora: „szanujemy Twój czas i Twoją kondycję”.
Efekt końcowy? WOW!
Event to żywy organizm, a gra toczy się o najcenniejszą walutę dzisiejszych czasów – uwagę i energię Twoich gości. Możesz zainwestować ogromne budżety w scenografię i ściągnąć prelegentów z pierwszych stron gazet, ale jeśli uczestnicy wyjdą z sali z bólem głowy i poczuciem przebodźcowania, zapamiętają tylko zmęczenie. Dobrze zaprojektowana strefa relaksu nie jest więc zbędnym wydatkiem czy modnym dodatkiem. Jest polisą ubezpieczeniową Twojego sukcesu. To ona sprawia, że ludzie zostają do końca, networking klei się naturalnie, a w kuluarach słychać autentyczny śmiech zamiast narzekania na duchotę.
Jako #ZdrowyEvent nie sprzedajemy Ci po prostu masażu biurowego czy baru z sokami. Sprzedajemy Ci ten moment ulgi, gdy pod koniec dnia patrzysz na salę pełną uśmiechniętych, skupionych ludzi i wiesz, że wszystko zagrało idealnie. Sprzedajemy Ci pewność, że zadbano o każdy detal – od zapachu w powietrzu po poziom cukru we krwi Twoich kluczowych klientów. Jeśli chcesz, by Twój kolejny projekt był tym, o którym branża będzie mówić z zazdrością, a uczestnicy z wdzięcznością – usiądźmy do rozmowy. Razem stworzymy strategię, w której wellbeing realnie pracuje na Twój wynik biznesowy.