Brief w trzech zdaniach. „Chcemy coś wellbeingowego, najlepiej z masażami, na konferencję we wrześniu, około 300 osób, budżet do uzgodnienia.” Brzmi znajomo?

Wellbeing na evencie nie mieści się w jednej usłudze. To kategoria z kilkudziesięcioma scenariuszami, które działają zupełnie inaczej w zależności od kontekstu. Zanim wyślesz ofertę, warto dopytać o sześć rzeczy.

1. Dlaczego – jaki efekt ma zostać po evencie?

„Coś wellbeingowego” znaczy co innego dla CFO szukającego prezentu integracyjnego, a co innego dla HR-u, który właśnie zakończył restrukturyzację. Klient rzadko mówi to wprost – dlatego warto zapytać, jakiego stanu uczestników szuka po wyjściu ze strefy.

Jeśli zespół ma odzyskać energię w środku konferencyjnego maratonu, działa coś krótkiego i pobudzającego – witaminowy shot bar, matcha bar, kilkuminutowa aktywna przerwa. Jeśli celem jest wyciszenie po intensywnym kwartale, sięgasz po masaż pleców, strefę odpoczynku, trening oddechowy. Te dwa scenariusze mają zupełnie inną logistykę, dynamikę i koszt.

To pytanie decyduje, czy projektujesz energy zone czy chill zone – i bardziej niż jakiekolwiek inne odpowiada za trafność wyceny.

2. Dla kogo – kim są uczestnicy, a nie tylko ile ich jest?

Liczba uczestników to dane do logistyki. Profil uczestników to dane do scenariusza.

Konferencja IT ze średnią wieku 32 lat odpowie inaczej na strefę masażu niż kongres prezesów po 55. roku życia. Zespół sprzedaży na imprezie integracyjnej w piątek wieczorem – inaczej niż uczestnicy szkolenia compliance we wtorek rano. Branża, struktura wiekowa, kultura organizacyjna i to, czy ludzie już się znają – wszystko zmienia listę atrakcji.

Jedno dodatkowe pytanie ratuje wycenę. Czy uczestnicy będą z tej samej firmy, czy z różnych? Atrakcja wellbeingowa w gronie znajomych z biura działa jako relaks. Wśród nieznajomych staje się pretekstem do small talku przy tea barze.

3. Kiedy – w którym momencie agendy pojawia się atrakcja?

Ten sam masaż dłoni o 9:00 i o 15:00 to dwa różne wydarzenia.

Rano działa jako miękkie wejście w dzień – przy okazji rejestracji, zanim zacznie się merytoryka. Po obiedzie staje się ratunkiem dla popołudniowego dołka energetycznego. Po ostatnim panelu – elementem dekompresji przed networkingiem.

Dla agencji to też informacja techniczna. Strefa relaksu w godzinach pełnej agendy obsłuży 20-40% uczestników, ponieważ większość siedzi na salach. Ta sama strefa w trakcie dwugodzinnej przerwy networkingowej – znacznie więcej. 

Przeredagowane punkty – tym razem akcent na to, że trudne lokalizacje i skala nas nie blokują, a brief służy nam do przygotowania scenariusza, nie do „selekcji” zleceń.

4. Gdzie – jakie są warunki przestrzeni?

„Sala konferencyjna w hotelu” to nie opis przestrzeni, tylko początek pytania.

Zdrowy event działa wszędzie – na konferencji w hotelu, w lobby biurowca, na pikniku w parku, w hotelowym ogrodzie, na hali targowej, w kilku oddziałach jednej firmy tego samego dnia. Mamy to przerobione, więc nietypowa lokalizacja nas nie zatrzymuje – musimy ją tylko poznać wcześniej, żeby dobrać scenariusz, który tam zadziała.

Strefa Masażu pleców sprawdzi się nawet w głośnym foyer, jeśli ustawimy ją w bocznej alkowie z parawanem. Mobilny bar postawimy w ogrodzie – z zadaszeniem na wypadek deszczu. Trening oddechowy poprowadzimy w lobby biurowca, dobierając odpowiednią godzinę.  Każde z tych „jeśli” wynika wprost z briefu.

Im więcej szczegółów lokalizacji znamy zawczasu, tym mniej improwizacji w dniu eventu L( 

Praktyczne pytania, które warto przejść z klientem:

• ile dokładnie metrów kwadratowych mamy do dyspozycji?
• jaki jest dostęp do prądu i wody?
• jaka jest dynamika otoczenia – hałas, przepływ ludzi, oświetlenie?
• czy lokalizacja ma plan B przy złej pogodzie?

5. Ile – jak liczba uczestników spotyka się z czasem obsługi?

Tworzamy wellbeingowy scenariusz – kilka atrakcji o różnym tempie obsługi, które obejmują większą liczbę gości. 

Przykładowo, na dużych eventach stawiamy więcej stanowisk masażu i skracamy czas zabiegu do 10 minut. Całość uzupełniamy o Shot Bar, który obsługuje gościa w pół minuty, lub Juice Bar w półtorej. Dorzucamy Aktywną Przerwę, która obejmie kilkadziesiąt osób jednocześnie. Wprowadzamy zapisy na sloty, jeśli klient woli pewność niż spontaniczność. 

Przy każdej skali – od kameralnych dwudziestu do ponad tysiąca uczestników – da się ułożyć scenariusz, który obejmie zdecydowaną większość gości. Trzeba tylko dobrać proporcje, a do tego potrzebujemy danych z briefu.

6. Co dalej – jak klient pozna, że się udało?

Pytanie, którego klienci rzadko sami sobie zadają. I dlatego warto je zadać za nich.

Sukces eventu wellbeingowego można mierzyć inaczej niż frekwencją w sali. Możliwe wskaźniki: liczba osób, które skorzystały ze strefy, NPS ankiety pokonferencyjnej, ilość materiału foto i video z atrakcji, treści generowane przez uczestników w mediach społecznościowych, jakościowe maile od pracowników po wydarzeniu. Cykl wellbeingowy w biurowcu można dodatkowo mierzyć frekwencją na kolejnych edycjach.

Im wcześniej wspólnie z klientem ustalicie miernik, tym łatwiej obronić kolejną edycję. Event, który „udał się” bez danych, ma krótkie życie w pamięci kontrolera finansowego.

Co zyskujesz

Sześć pytań to dziesięć minut dłuższa rozmowa z klientem. W zamian wycena trafia w realia, nie w założenia. Masz merytoryczne argumenty, gdy pojawia się prośba o „efakt wow”. A po evencie zostają dane, do których można się odwołać przy kolejnej edycji.