Foyer, 13:40. Przy ścianie stoją dwa fotele masujące z pilotami na kablach, obok trzeci już dziś ekspres przelewowy, a w rogu pufy pod monsterą. W agendzie od 9:00 do 17:30 same prelekcje, między nimi dziesięć minut na zmianę sali. Na papierze wellbeing na evencie jest odhaczony. W praktyce uczestnicy wychodzą zmęczeni bardziej niż po zwykłym dniu w biurze.

Wellwashing na evencie firmowym – skąd ta nazwa?

Słowo powstało na wzór greenwashingu, czyli ekologicznych deklaracji bez pokrycia. Mechanizm jest ten sam: deklaracja brzmi głośniej niż działanie. Na eventach wellwashing ma zwykle trzy twarze i każdą z nich da się zastąpić czymś, co goście odczują na własnej skórze.

• Fotel masujący zamiast masażysty

Fotel wygląda profesjonalnie i nie wymaga obsługi. Dlatego tak często trafia do briefu. Kłopot w tym, że fotel nie zapyta, gdzie boli. Ten sam program dostaje sześćdziesięcioletni prezes i trzydziestolatka po maratonie, a większość osób wysiada po dwóch minutach, bo mechaniczne rolki trafiają nie tam, gdzie trzeba. Przez resztę dnia fotel służy za wygodne miejsce do przeglądania maili.

Masażysta pracuje inaczej. Pyta, dopasowuje nacisk, widzi napięte barki po czterech godzinach przy laptopie. Po piętnastu minutach uczestnik wstaje, rozciąga ramiona i wraca na salę skupiony. Satysfakcja też się zgadza – z naszych danych wynika, że 97% uczestników ocenia masaż na 5/5. Masaż na konferencji ma jeszcze jedną przewagę nad fotelem: człowiek zaprasza. Kolejka tworzy się sama, bo ktoś mówi „mam wolne miejsce, zapraszam”.

• Kolejna kawa zamiast tea baru i matchy

Przerwa kawowa to najbardziej przewidywalny punkt każdej konferencji. O 15:00 większość uczestników pije trzecią lub czwartą kawę i nadal czuje, że energia ucieka. Organizator deklaruje, że dba o wellbeing na evencie, a przy stole z napojami nie ma nic poza kawą, sokiem z kartonu i ciastkami.

Tu zmiana jest prosta i bardzo widoczna. Tea bar na event to mieszanki ziołowe parzone na miejscu – z melisą na popołudniowe wyciszenie, z miętą i imbirem na rozgrzanie w chłodnej sali. Goście wąchają świeże zioła, pytają, co im pomoże, i wychodzą z kubkiem, o którym opowiadają przy stoliku.

Dla tych, którzy potrzebują zastrzyku energii, jest matcha bar na event. Zielona herbata ubijana bambusową miotełką daje pobudzenie łagodniejsze niż espresso, bez nagłego spadku godzinę później. Do tego efekt, którego ekspres nie zapewni – pokaz przygotowania przyciąga ludzi jak stoisko z najlepszym gadżetem na targach.

• Agenda bez przerw zamiast aktywnej przerwy

Najmniej widoczna forma wellwashingu kryje się w harmonogramie. Organizator zamawia atrakcje wellbeingowe, a potem układa program, w którym nie ma na nie czasu. Uczestnik ma do wyboru: skorzystać z masażu albo zdążyć na kolejny panel. Wybiera panel, strefa stoi pusta, a pod koniec dnia na sali siedzą ludzie, którzy patrzą w slajdy, ale ich nie widzą.

Aktywna przerwa na konferencji rozwiązuje ten problem bez wywracania agendy. Dziesięć minut ruchu prowadzonego przez trenera, bez przebierania się i wychodzenia z sali: rozciąganie karku, kilka ćwiczeń oddechowych, parę kroków w miejscu. Najlepiej sprawdza się po lunchu i przed ostatnim blokiem, czyli wtedy, gdy uwaga słuchaczy spada najbardziej. Prelegent po takiej przerwie zyskuje salę, która znowu słucha.

Jak zaplanować wellbeing na evencie bez wellwashingu?

Większość opisanych wyżej pułapek ma wspólne źródło: atrakcje zamawiane są osobno, u różnych firm, a organizator zostaje z układanką, na którą w dniu wydarzenia nie ma już czasu. Fotele od jednej firmy, kawa od cateringu, meble od agencji scenograficznej – i nikt, kto odpowiada za to, żeby całość zadziałała. Dlatego przy wyborze partnera warto sprawdzić cztery rzeczy.

Różnorodność usług

Dobry dostawca ma w ofercie coś dla każdego typu uczestnika: masaż dla tych z napiętymi barkami, tea bar i matcha bar dla szukających spokoju lub energii, aktywną przerwę dla całej sali, relaksację dźwiękiem dla potrzebujących wyciszenia. Jeden partner zamiast czterech oznacza jeden brief, jedną fakturę i jednego opiekuna, który zna cały plan.

Logistyka

Zapytaj, kto przywozi sprzęt, kto rozstawia stanowiska i kto pilnuje kolejki. Doświadczony dostawca sam policzy, ilu masażystów potrzeba przy trzystu uczestnikach, podpowie, gdzie ustawić bary na ścieżce gości, i dopasuje swoje atrakcje do agendy. Organizator zapewnia miejsce, prąd i okienka w programie – resztą zajmuje się ekipa.

Estetyka

Strefa wellbeingowa jest częścią scenografii, więc powinna do niej pasować. Zadbane stanowiska, spójny wygląd zespołu, szkło i porcelana zamiast plastiku – to szczegóły, które goście zauważają, a fotograf uwiecznia. Najlepiej, gdy strefa wygląda tak dobrze jak dekoracja, ale w przeciwieństwie do niej pracuje przez cały dzień.

Komunikacja

Nawet najlepsza atrakcja przepadnie, jeśli uczestnicy się o niej nie dowiedzą. Warto wybrać partnera, który dostarczy plakaty, opisy do agendy i aplikacji eventowej, a jego ekipa na miejscu sama zaprasza gości, zamiast czekać, aż ktoś podejdzie.

Podsumowanie – mniej dekoracji, więcej doświadczeń

Wellwashing rzadko wynika ze złej woli. Częściej to skrót: fotel zamiast człowieka, kawa zamiast wyboru, program bez oddechu. Każdy z tych skrótów można zastąpić rozwiązaniem, które goście poczują od razu – masażem, dobrą herbatą, strefą z terapeutą i dziesięcioma minutami ruchu. Wtedy wellbeing na evencie przestaje być punktem w briefie i staje się tym, co uczestnicy pamiętają najdłużej.

Planujesz wydarzenie i chcesz, żeby wellbeing był w nim czymś więcej niż dekoracją? Napisz na biuro@fgh.com.pl – porozmawiamy o Twoim evencie.